Les missions du poste
Description du poste :
Vous êtes prêt(e) à vous engager pour un territoire et ses habitants ?
Rejoignez-nous !
L'unité Déplacements et relations publiques au sein du Cabinet de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, recherche son prochain assistant (f/h).
Le poste est basé sur Lyon (69).
Rattaché(e) à l’unité déplacements et RP au sein du cabinet du Président, vous serez chargé(e) d’assurer des missions de secrétariat :
Activités principales:
- Accueil téléphonique (filtrage et orientation d’appels, prise de messages)
- Préparation, mise en forme et adaptation de courrier-type
- Prise en charge du courrier arrivée et/ou départ, suivi des parapheurs
- Saisie et mise à jour de tableaux
- Classement, photocopies, archivage
- Fonction de relais
- Gestion de la logistique du service
Activités spécifiques ou transversales :
Dans le cadre des déplacements du Président :
- Réalisation des travaux de recherches ponctuelles d’information en relation avec les services de la Région et les partenaires extérieurs
- Rédaction des fiches récapitulatives
- Préparation et constitution de dossiers administratifs
Des déplacements ponctuels sont à prévoir sur la région Auvergne Rhône Alpes lors d'évènements importants.
Dépassements horaires possibles.
Le contenu des missions est susceptible d’évoluer en fonction des évolutions de l’organisation du service
🎯Compétences
- Maîtriser l’orthographe et la syntaxe
- Connaître l’institution et ses procédures
- Maîtriser les techniques de secrétariat (lecture et écriture rapide, classement…)
- Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et de communication
- Maîtriser l’usage d’applicatifs et de logiciels spécifiques
- Savoir gérer les urgences et les priorités
- Maîtriser les règles internes de la rédaction de courrier et de l’organisation de réunions
SAVOIR-ETRE :
- Rigueur et qualités d’organisation
- Sens du travail en équipe
- Qualités relationnelles
- Adaptabilité
- Discrétion
- Disponibilité
- Polyvalence