Les missions du poste
Description :
En tant qu'assistant administratif au secrétariat général H/F de la mairie des Belleville, vos missions seront :
ORGANISATION ET COORDINATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DU MAIRE, DES ÉLUS ET DU DIRECTEUR GÉNÉRAL DES SERVICES
* Assurer la gestion des agendas du Maire et du Directeur général des services
* Participer au suivi de l'agenda des élus
* Coordonner les besoins des élus et des services en matière d'organisation et de planification
GESTION ADMINISTRATIVE DES ASSEMBLÉES
* Participer à la préparation et à l'organisation des réunions de Municipalité et des séances du Conseil municipal
* Assurer la préparation et la diffusion des convocations dans le respect des délais réglementaires
* Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la diffusion des comptes rendus
* Assurer le suivi administratif des réunions et des échéances associées
GESTION DES REGISTRES
* Assurer le suivi des arrêtés, décisions et délibérations
* Contribuer au suivi des procédures de transmission des actes au contrôle de légalité
* Assurer la tenue, la mise à jour et le classement des registres papier et numériques
* Participer au suivi du registre d'affichage et des formalités de publicité des actes
* Veiller à la fiabilité, à la traçabilité et à l'archivage des documents administratifs
GESTION ET OPTIMISATION DU SUIVI DU COURRIER DE LA COLLECTIVITÉ ET DU MAIRE
* Assurer l'enregistrement, la réception, le traitement et la diffusion quotidienne du courrier entrant
* Participer à la rédaction des courriers du Maire et de la Direction générale
* Assurer l'enregistrement et l'affectation des courriers dans le logiciel de gestion du courrier de la collectivité
* Optimiser le suivi du courrier via le logiciel courrier, en veillant à la bonne affectation des demandes, à leur traçabilité et à leur traitement dans les délais impartis
* Assurer le suivi des réponses attendues des services, relancer les interlocuteurs concernés et identifier les courriers en attente de traitement
* Veiller au respect des délais de réponse et alerter le responsable de service ou la Direction générale en cas de retard ou de difficulté
* Mettre à jour les informations de suivi dans le logiciel afin de garantir une vision fiable et actualisée de l'état d'avancement des courriers
* Assurer le suivi des courriers adressés au Maire et contribuer à la bonne information des élus
* Participer à l'amélioration continue des pratiques et procédures de gestion du courrier
5.ACCUEIL ET COORDINATION ADMINISTRATIVE DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
* Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat général
* Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents et en assurer le suivi
* Faciliter la circulation et la transmission des informations au sein de la collectivité
* Contribuer à la coordination et à la continuité du fonctionnement administratif du secrétariat général
CONDITIONS D'EXERCICE
* Poste à temps complet
* Respect des obligations de discrétion professionnelle, de confidentialité et de réserve
* Nécessité de disponibilité ponctuelle en soirée.
Profil recherché :
SAVOIRS
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur organisation administrative
* Connaissance des procédures relatives aux assemblées et aux actes administratifs
* Maîtrise des règles de rédaction administrative
SAVOIR-FAIRE
* Maîtrise des outils bureautiques
* Capacités rédactionnelles
* Capacité à assurer le suivi des dossiers, des échéances et des délais de réponse
* Capacité à prioriser les activités et à organiser le travail
SAVOIR-ÊTRE
* Rigueur, méthode et sens de l'organisation
* Réactivité et anticipation
* Sens des priorités et respect des délais
* Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
* Sens du service public et qualités relationnelles
* Autonomie et capacité à travailler en équipe
Informations sur le poste
- Contrat : CDI
- Nature : Contrat travail
- Durée de travail : Travail en journée
- Expérience : Débutant accepté
- Secteur : Administration publique générale
- Métier ROME : M1607 Assistant administratif / Assistante administrative
- Source : France Travail — 8521079